W naszym cyklu przybliżamy zasady, których należy przestrzegać przy tworzeniu swojej własnej polityki samochodowej. Firmę tworzą ludzie, dlatego na początku zajmiemy się sprawą wyboru osoby, która politykę stworzy i która będzie odpowiedzialna za jej przestrzeganie.

Polityka Samochodowa Firmy, inaczej Company Car Policy

Zespół zasad i reguł obowiązujących w danej firmie, odnoszących się do nabywania, eksploatowania i odsprzedaży samochodów firmowych. Dokument o charakterze wewnątrzfirmowym, rzadziej prawnym, w precyzyjny sposób określający podstawowe prawa i obowiązki kierowcy samochodu firmowego i ewentualne sankcje wynikające z ich nieprzestrzegania. Może mieć postać osobnego dokumentu lub być integralną częścią umowy o pracę (dzieło, umowy zlecenia). Powstaje zawsze za wiedzą i zgodą zarządu firmy i jest przedstawiany do podpisania każdej osobie w firmie użytkującej samochody służbowe.

Fleet Manager
W pewnym momencie w firmie zostaje przekroczona masa krytyczna pojazdów - czasami jest to 7, czasami 15, a czasami 20 samochodów – po przekroczeniu której wskazane, a nawet niezbędne jest wyznaczenie osoby, która będzie się opiekowała parkiem samochodowym. Przy mniejszej liczbie pojazdów, obowiązki zarządzania flotą mogą zostać powierzone, jako dodatkowe, np. dyrektorowi administracyjnemu, czy sekretarce. Jednak najlepiej będzie, jeżeli bez względu na ilość aut zostanie utworzone oddzielne stanowisko fleet managera, czyli zarządcy floty. Jest to najodpowiedniejszy wariant ze wszystkich zaproponowanych, szczególnie gdy liczba pojazdów w firmie przekracza 30. Utworzenie stanowiska zarządcy parku samochodowego i obsadzenie go odpowiednią osobą (pracownik powinien mieć obszerną wiedzę z zakresu motoryzacji, ekonomii, prawa i zarządzania zasobami ludzkimi), mimo początkowych kosztów, w dalszej perspektywie przyniesie firmie wymierne korzyści. Bardzo ważne, aby w kwestiach związanych z parkiem samochodowym osoby takiej nie obejmowały struktury pionowe firmy. Oznacza to, że w takim samym stopniu żąda ona przestrzegania Polityki Samochodowej Firmy od pracowników najniższego szczebla, jak i od pracowników na wyższych stanowiskach. Niezwykle istotne, aby miała ona w tej kwestii całkowite poparcie zarządu.
Kiedy dokonamy już właściwego wyboru osoby odpowiedzialnej za park samochodowy w naszej firmie, nie będzie ona miała łatwego życia. Jak wybrać samochody, jak je sfinansować, gdzie tankować i serwisować, jak sprawdzić umiejętności kierowców i co zrobić, kiedy przydarzy się wypadek? Na te pytania odpowiemy w następnych odcinkach polityki samochodowej firmy.

Opiekun parku samochodowego, inaczej fleet manager, zarządca floty – Osoba bezpośrednio odpowiedzialna za przestrzeganie przez kierowców założeń zawartych w Polityce Samochodowej Firmy. To jemu pracownicy zgłaszają wszelkie problemy związane z samochodami. Szczegółowy zakres obowiązków takiej osoby powinna regulować osobna umowa.