Na politykę firmy, dotyczącą użytkowania auta służbowego mają wpływ dość niejasne przepisy podatkowe. Według nich, samochód służbowy używany do celów prywatnych jest nieodpłatnym świadczeniem na rzecz pracownika, a więc jest przychodem. Jego wycena powinna odbywać się według stawek, jakie mają wypożyczalnie samochodów, czyli ok. 200 zł za dobę. Stąd koszty, jakie potencjalnie może ponieść pracownik, czynią korzystanie z auta służbowego prywatnie nieopłacalnym. Tyle teoria.

Wszystko zależy od firmy
Sposób kontroli wydatków na paliwo zależy od polityki samochodowej firmy, w której powinny istnieć ścisłe wytyczne o zakresie użytkowania aut służbowych po godzinach pracy. Najbardziej restrykcyjne, ale i najrzadziej spotykane, zakazują prywatnego wykorzystania aut firmowych po godzinach pracy. Niewielki procent firm montuje specjalne przełączniki na desce rozdzielczej, które służą do ewidencjonowania przebiegów przejechanych w czasie pracy i prywatnie. Krzysztof Tomczak z firmy Dest twierdzi: – Co trzeci klient montuje przełączniki jazdy prywatnej i służbowej. Wówczas w specjalnym raporcie wypełniana jest rubryka „czas jazdy prywatnej”. Pozwala to rozliczać kilometry przejechane przez pracownika autem służbowym prywatnie i jego zobowiązania wobec urzędu skarbowego. Część firm zakłada, że auto jest użytkowane wyłącznie w celach służbowych i nie kontroluje, gdzie i za ile pojechał prywatnie jego pracownik.

Zanim zatankujesz
Bezpośrednią kontrolę wydatków na paliwo umożliwiają firmom karty paliwowe. Limity na karty są ustalane przez ich dostawców indywidualnie z każdym klientem. Firmy starają się zaprojektować limity, wyliczając zużycie paliwa w danym aucie, jego przebiegi. Mogą to być limity ilościowe, pozwalające zatankować określoną ilość paliwa w ciągu doby lub miesiąca.
Aby uniknąć niepotrzebnych tłumaczeń podczas kontroli organów państwowych, firmy stosują ograniczenia terminowe zakazujące zatankowanie paliwa w weekendy czy dni ustawowo wolne od pracy. Zdarza się, że pracownik nie może tankować samochodu poza godzinami pracy, chyba że na własny koszt. Z drugiej strony, część firm przyznaje pracownikom limity kilometrów lub limity kwotowe do prywatnego wykorzystania. Zdarzają się jednak ograniczenia dotyczące miejsc tankowania. Nie wolno wówczas tankować samochodu,
np. poza przydzielonym obszarem działalności handlowej czy w turystycznych kurortach. Z kolei w firmach telekomunikacyjnych popularny jest ryczałt na paliwo dla pracownika w postaci miesięcznej kwoty potrącanej z pensji, np. w wysokości 300–600 zł. W tych spółkach zakłada się, że pracownik i tak używa auta służbowego do celów prywatnych, a więc zgadza się na potrącanie określonejkwoty ze swoich dochodów. Niemała grupa przedsiębiorstw pozwala dowolnie korzystać z aut firmowych na ich koszt. Jest to rozumiane jako element dodatkowej gratyfikacji, szczególnie dla pracowników wyższego szczebla. Lecz nawet wtedy firmy często zakazują tankowania w weekendy na koszt firmy.

Po zatankowaniu
Kontrolę nad eksploatacją pojazdu i zużyciem paliwa umożliwiają także dane płynące z systemów monitorowania floty czy raportów dostarczanych, np. raz na dwa tygodnie, od dostawców kart paliwowych. Anna Cieśla z działu PR firmy DKV uważa: – Wykorzystując bazy on-line oraz zestawienia dwutygodniowe, można kontrolować wydatki na paliwo, jednak trudno wyodrębnić część użytkowania prywatną i służbową. Samochód jako narzędzie pracy staje się także dodatkową, pozapłacową gratyfikacją pracowniczą, co ogranicza zainteresowanie firm w kontroli i ograniczaniu części prywatnej tankowań.
Zbiorczy raport z monitoringu floty określa dokładnie, ile czasu pracownik poświęcił na podróż i spotkania z klientami. Pozwala to zweryfikować godziny i czas pracy. Jeśli firma życzy sobie rozróżnienia, ile z tych jazd pracownik odbył służbowo, a ile prywatnie, systemy monitorujące potrafią rozliczyć każdy przejechany kilometr i zużytą kroplę paliwa. Dostępne w systemach monitorujących dane w prosty sposób pozwalają wyłapać nadużycia. Na przykład, gdy w licznej flocie takich samych pojazdów jedno lub kilka aut zużywa dwa razy więcej paliwa niż pozostałe, wzbudza to zainteresowanie nadzorującego flotę. Uzupełnieniem systemów kontroli są czujniki, m.in. sondy w baku paliwa, uniemożliwiające jego podkradanie.
Z drugiej strony, pełna kontrola służy promowaniu tych kierowców, którzy wyróżniają się oszczędną jazdą. Mogą oni np. uzyskać dodatkowe limity paliwa na przejazdy prywatne. Ten sposób premiowania pracowników jest stosowany także w innych sytuacjach, np. za efekty pracy. Monitorowanie zużycia paliwa, obrotów silnika i prędkości może być również skutecznym sposobem redukcji kosztów. Gdy nadzorca floty, analizując dane oceni, że niektórzy kierowcy mają zbyt ciężką nogę, może skierować takich pracowników na kurs ekojazdy, co w konsekwencji może przynieść w przyszłości znaczące korzyści finansowe dla firmy.