W polskim prawie nie ma do końca jasnych regulacji prawnopodatkowych, jak rozliczać kilometry przejechane przez pracownika służbowym autem prywatnie. Mamy też potencjalny konflikt na linii zarządca parku – pracownik. Pierwszy dba o to, aby auto służyło tylko celom zawodowym, drugi czasami chce wykorzystać je również prywatnie.

Restrykcyjny zapis
Zdarzają sie jednak sytuacje, kiedy pracownikowi przyznaje się określony limit kilometrów, które może przejechać prywatnie, ale autem zatankowanym paliwem kupionym przez firmę. Wszystko zależy od tego, jak restrykcyjnie będzie skonstruowana polityka samochodowa. Przedstawiamy kilka najpopularniejszych wariantów.

Musimy pamiętać, aby punkt dotyczący użytkowania służbowego pojazdu prywatnie nie wykluczał się z innymi punktami car policy, np. pracownik może wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych bez ograniczeń; pracownik ma obowiązek po skończeniu pracy parkować pojazd na parkingu wskazanym przez pracodawcę.

Pracownik może wykorzystywać samochód służbowy tylko w godzinach pracy. W czasie dni wolnych, urlopów, a także w czasie, gdy pracownik nie wykonuje obowiązków służbowych, nie może korzystać z pojazdu służbowego.

Jest to dość restrykcyjny zapis, coraz rzadziej stosowany.

Pracownik może wykorzystywać samochód służbowy w godzinach pracy, a także w ramach dojazdów do i z pracy. W dni wolne, urlopy, a także w czasie, gdy pracownik nie wykonuje obowiązków służbowych (z wyłączeniem dojazdów do i z pracy), nie może korzystać z pojazdu służbowego.

Pracownik może wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych tylko w dni robocze (jeżeli w tych dniach przebywa w pracy) po godzinach pracy.

Paliwo
Jedną z najistotniejszych kwestii związanych z korzystaniem z samochodu służbowego są koszty paliwa. Polityka powinna jasno definiować, kiedy pojazd może być zatankowany za firmowe pieniądze, a kiedy kategorycznie nie. Pomagają w tym karty paliwowe, na których możemy dowolnie ustawiać limity tankowań. Zarówno ilościowe (nie więcej niż 50 litrów na dobę), jak i terminowe (nie można zatankować w weekend)

Pracownik może wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych tylko w dni robocze (jeżeli w tych dniach przebywa w pracy) po godzinach pracy. Samochód może być tankowany tylko w czasie pracy. Zakaz tankowania poza godzinami pracy nie dotyczy, oczywiście, tankowań prywatnych, za pieniądze pracownika.

Pracownik może wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych w dni robocze, weekendy i dni ustawowo wolne od pracy. W weekendy i dni ustawowo wolne od pracy pojazd nie może być tankowany.

Premie
Częstą praktyką w firmach jest przyznanie możliwości korzystania z samochodu firmowego do celów prywatnych jako premii dla pracownika. Najczęściej premia taka przyznawana jest za dobre wyniki bądź bezszkodową jazdę i podawana jest w procentach.

Pracownik może wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych w dni robocze, weekendy i dni ustawowo wolne od pracy. W weekendy i dni ustawowo wolne od pracy pojazd nie może być tankowany. Pracownikowi przysługuje limit paliwa na przejazdy prywatne w wysokości 10 proc. łącznej ilości paliwa wykorzystanego na przejazdy służbowe.

Pracownik może wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych w dni robocze, weekendy i dni ustawowo wolne od pracy. Pracownikowi przysługuje limit paliwa na przejazdy prywatne w wysokości 30 proc. łącznej ilości paliwa wykorzystanego na przejazdy służbowe.

Zdarzają się także bardzo liberalne zapisy dotyczące kwestii: służbowym prywatnie. Są one stosowane na ogół do pracowników na wyższych stanowiskach.

Pracownik może wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych w dni robocze, weekendy i dni ustawowo wolne od pracy. Także w czasie nieobecności w pracy, spowodowanej zwolnieniem zdrowotnym, urlopem wypoczynkowym czy urlopem zdrowotnym. Pracownik może wykorzystywać samochód służbowy poza granicami kraju.