Autorzy poradnika kierowali się doświadczeniem, zdobytym podczas doradzania przedsiębiorcom w wyborze najlepszej oferty leasingu.

KROK 1. Wybór przedmiotu leasingu - maszyny, urządzenia, pojazdu

Wybór odpowiedniego sprzętu pozostaje oczywiście w gestii przedsiębiorcy.

Podpowiedź:
Przed podpisaniem zamówienia na wybrany sprzęt radzimy skontaktować się z firmą leasingową, której ma finansować inwestycję, aby przeprowadzić ocenę zdolności leasingowej. Po przedstawieniu szczegółów nowego zakupu - rodzaju, ceny, dostawcy - oraz sytuacji finansowej i prawnej firmy, przyszły leasingodawca może wydać wstępną decyzję o sfinansowaniu tego przedsięwzięcia. W ten sposób mogą poznać maksymalną wartość sprzętu, jaki będzie mógł sfinansować dany leasingodawca. Można również uniknąć sytuacji, w której na przykład firma leasingowa odmawia sfinansowania sprzętu, który czeka już na odbiór.

KROK 2. Wybór firmy leasingowej

W Polsce działa kilkadziesiąt firm leasingowych. Większość z nich powiązana jest kapitałowo z działającymi na terenie naszego kraju bankami. Inne są częścią międzynarodowych koncernów. Różnice między nimi, jakie można zauważyć, pojawiają się przede wszystkim w dwóch głównych aspektach.

Pierwszy to podejście do przyszłego leasingobiorcy. Firmy leasingowe stawiają różne wymagania przedsiębiorcom, którzy chcą skorzystać z ich usług. Dotyczą one zarówno okresu oraz historii działalności, jak i osiąganych wyników finansowych. Jedne chętnie finansują inwestycje także małych firm, drugie swoją ofertę kierują przede wszystkim do dużych przedsiębiorstw. Część z nich stosuje uproszczone procedury, pozostałe wymagają kompletu dokumentów.

Drugi aspekt to sam przedmiot przyszłej umowy leasingu. Większość firm leasingowych chętnie finansuje pojazdy - zarówno samochody osobowe, jak i ciężarowe - oraz popularne maszyny i urządzenia (budowlane, do obróbki metalu, drewna, tworzyw sztucznych, poligraficzne, wózki widłowe, itp). Część z firm leasingowych nie podpisze umowy leasingu na sprzęt, który nie jest w ich kręgu zainteresowania. Zdarza się jeszcze tak, że niektóre znane na rynku firmy leasingowe nie finansują np. maszyn do obróbki drewna, urządzeń piekarniczych czy sprzętu wyprodukowanego w krajach azjatyckich.

Dwa powyższe aspekty mają duży wpływ na decyzję leasingodawcy co do finansowania naszego przedsięwzięcia. Różnice w przygotowanej ofercie mogą dotyczyć nie tylko samego oprocentowania, wysokości udziału własnego, ale także okresu umowy. Niektóre firmy mogą wymagać także dodatkowego zabezpieczenia. Aby dokonać odpowiedniego wyboru leasingodawcy, prócz pozycji samej firmy warto wziąć pod uwagę także kilka innych czynników, o których piszemy poniżej.

KROK 3. Wymagane dokumenty

Komplet wymaganych dokumentów może różnić się w zależności od wymagań firmy leasingowej. Tak, jak podaliśmy w poprzednim punkcie, różnice wynikają z sytuacji finansowej firmy starającej się o leasing, historii jej działalności, rodzaju samego sprzętu oraz jego wartości.

W większości przypadków potrzebne będą dokumenty założycielskie firmy (NIP, REGON, KRS lub wpis do ewidencji gospodarczej) oraz finansowe (dokumentujące roczne i okresowe wyniki finansowe firmy). Ważne będą także dowody tożsamości osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań. Finansujący może poprosić także o przedstawienie zaświadczeń z ZUS, US oraz opinii z banków prowadzących rachunki przedsiębiorstwa.

Praktycznie każda firma leasingowa wymaga wypełnienia wniosków o zawarcie umowy leasingu, gdzie należy podać różnego rodzaju informacje dotyczące prowadzenia działalności, a często także swojego osobistego majątku oraz źródeł jego finansowania.

Przy większości transakcji przedstawione dokumenty są wystarczające, aby firma leasingowa podjęła decyzję i sfinansowała inwestycję. W niestandardowych przypadkach finansujący może poprosić o dostarczenie innych dokumentów.

KROK 4. Warunki umowy leasingowej

Do warunków umowy leasingu zaliczyć należy zarówno elementy finansowe, jak i formalno-prawne. Pierwsze poznajemy zazwyczaj w momencie otrzymania od firmy leasingowej oferty finansowej.

Zawiera ona:

• Udział własny (zwany także czynszem inicjalnym, opłatą wstępną);
• Czas trwania umowy wyrażony przeważnie w miesiącach. Zazwyczaj są to pełne lata;
• Wysokość rat leasingowych (w większości przypadków miesięcznych);
• Wartość końcową (zwaną także wartością wykupu, wartością rezydualną);
• Walutę, w jakiej przygotowana jest oferta (zazwyczaj jedna z: PLN, CHF, EUR);
• Wysokość stóp procentowych (WIBOR, LIBOR, EURIBOR; zarówno 1M jak i 3M) na podstawie których przygotowano warunki finansowe.

Podpowiedź:
Podczas porównywania ofert firm leasingowych warto zwrócić uwagę na następujące elementy:

• Czy suma opłat zawiera w sobie także wartość wykupu przedmiotu? Systemy informatyczne niektórych firm leasingowych wartość wykupu podają poza sumą pozostałych opłat (udziału własnego wraz z sumą rat).
• Jaką wartość stopy procentowej przyjęto podczas sporządzania kalkulacji? Zdarzają się sytuacje, gdzie zastosowanie niższej stopy procentowej sprzed kilku dni lub tygodni może wpłynąć na wysokość miesięcznych rat, a tym samym obniżyć sumę wszystkich opłat.
• Jaki przyjęto okres umowy? Skrócenie okresu umowy o 1 miesiąc (35 zamiast 36 miesięcy) powoduje zmniejszenie całej sumy opłat.

Powyższe elementy mają wpływ na sumę opłat, które często tak chętnie porównują przedsiębiorcy. Oczywiście wysokość opłat uzależniona jest także od wysokości zarobku samej firmy leasingowej.

Warunki formalne i prawne spisane są w formie umowy leasingu. Określają one zasady, na jakich leasingodawca oddaje do użytkowania leasingobiorcy przedmiot umowy. Warunki oparte są o zapisy Kodeksu Cywilnego. Każda firma leasingowa stosuje swoje wzory umowy leasingu oraz jej załączników. Różnią się one zapisami dotyczącymi zdarzeń, które mogą mieć miejsce podczas trwania umowy. Polecamy jednak dokładnie zapoznać się z treścią umów leasingu.

KROK 5. Podjęcie decyzji o przyznaniu leasingu

Analiza informacji zawartych w dokumentach przedsiębiorstwa pozwoli firmie leasingowej podjąć decyzję o finansowaniu danej inwestycji. Z reguły potrzeba na to od jednej godziny do trzech dni. W bardziej skomplikowanych transakcjach termin ten może wydłużyć się o kolejnych kilka dni. Niektórzy leasignodawcy wymagają przedstawienia dodatkowych dokumentów - kontraktów, umów, aktów własności, spisu środków trwałych.

Często firmy leasingowe sprawdzają potencjalnych leasingobiorców w różnego rodzaju bazach danych, aby wyeliminować nierzetelnych klientów. Zdarzają się sytuacje odmowy finansowania właśnie ze względu na to, że klient widnieje na czarnych listach. Spotkaliśmy się także z sytuacjami, gdzie dawno uregulowana należność nie spowodowała wykreślenia. W takim przypadku podpisanie umowy leasingu i sfinansowanie transakcji może się przedłużyć.

KROK 6. Przygotowanie i podpisanie umowy leasingu

Na podstawie:

• ustalonych warunków finansowych,
• faktury pro forma lub innego dokumentu wystawionego przez dostawcę,

leasingodawca przegotowuje umowę leasingu, którą ze strony przedsiębiorcy (leasingobiorcy) podpisuje osoba lub osoby do tego upoważnione.

Podpowiedź:
Proszę pamiętać, że w niektórych przypadkach (w zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa lub innych ustaleń poczynionych przez firmę leasingową) do podpisania zobowiązania, jakim jest umowa leasingu potrzebny będzie współmałżonek.

KROK 7. Zapłata na konto dostawcy oraz odbiór przedmiotu umowy

Kolejne kroki, które zazwyczaj mają miejsce po podpisaniu umowy są następujące:

• Leasingobiorca uiszcza udział własny (zwany inaczej opłatą wstępną lub czynszem inicjalnym) oraz inne wymienione w umowie opłaty na konto wskazane przez leasingodawcę. W przypadku wpłaty zaliczki do dostawcy sprzętu, może ona być zaliczona na poczet powyższych opłat.
• W przypadku sprzętu używanego może być wymagane sporządzenie wyceny przedmiotu przez rzeczoznawców. Koszt takiej wyceny (uzależniony od rodzaju sprzętu, miejsca przechowywania oraz wartości) może być pokrywany przez jedną ze stron umowy.
• Następuje płatność na konto dostawcy sprzętu.

KROK 8. Leasingobiorca odbiera przedmiot umowy leasingu