Właściciele firm nie mają złudzeń. – Doskonale wiemy, że zdecydowana większość pracowników wykorzystuje samochody służbowe także do celów prywatnych – przyznają w rozmowach. W przypadku mniejszych firm kontrola wydatków i sposobu wykorzystywania pojazdów należy do niezbędnych czynności. Nawet gdy w miejscu pracy budowana jest atmosfera zaufania, to nie jest tajemnicą, że pracowników należy obejmować stałą kontrolą.

Rosnący rynek
Wciąż wzrasta liczba firm, które oferują usługę monitoringu i elektronicznego zarządzania. Najwięksi gracze w ostatnich latach notowali każdego roku nawet 60- procentowy przyrost nowych klientów. I nic nie wskazuje na to, że ten rozwój zostanie zahamowany. Z raportu przygotowanego przez firmę AutoGuard wynika, że polski rynek telematyczny przekroczy w 2010 roku wartość 200 mln złotych. Co więcej, liczba pojazdów wyposażonych w urządzenia do monitorowania i zarządzania flotą wzrośnie do 171 tys.

Duża część małych i średnich przedsiębiorstw wychodzi z założenia, że może się obejść bez monitoringu, ponieważ to często bardzo złożone narzędzie jest dedykowane przede wszystkim administratorom naprawdę dużych flot. Nic bardziej mylnego. Obecnie firmy dysponujące nawet niewielkim taborem bez żadnego problemu znajdą na rynku oprogramowanie, które będzie można dostosować do ich profilu.

Producenci systemów dopasowują ofertę do potrzeb klientów. Dostępne aplikacje są na tyle elastyczne, że po odpowiednim przygotowaniu równie dobrze mogą być stosowane we flotach liczących kilka tysięcy pojazdów, jak i w firmach z kilkunastoma samochodami. – Oferujemy klientom system odpowiedni do potrzeb. Każda firma ma inną specyfikę, w związku z czym dostosowanie do niej systemów stało się coraz częstszym elementem naszej pracy – mówi Michał Wójcikiewicz, prezes zarządu Mobitel Monitoring.

Tę specyfikę stanowi również branża, którą reprezentuje firma zainteresowana zakupem systemu. W końcu różne są potrzeby flot przewożących towar i tych, stworzonych dla przedstawicieli handlowych. Ale i w tym względzie można liczyć na wspomnianą już elastyczność.

Zalety systemu
Zwykle oferowane oprogramowanie nie ma wygórowanych wymagań sprzętowych. Producenci dbają nie tylko o to, by ich systemy były wciąż modernizowane i rozbudowywane, ale także by nie wymagały od administratora zaawansowanej wiedzy z zakresu IT. Być może nie jest to rzecz najistotniejsza w kwestii zarządzania, jednak prosta i przyjemna obsługa ułatwia codzienną pracę. – Kontekstowe podpowiedzi, rozwijalne listwy wyboru czy kontrola wprowadzanych danych pozwalają na komfortową pracę z oprogramowaniem – zapewnia Wojciech Lewandowski z firmy Softra. W przypadku bardziej złożonych systemów producenci oferują pakiet szkoleń dla pracowników.

Schemat działania systemu Rapid GPS firmy Impel
(Kliknij, aby powiększyć)

W dobie kryzysu monitoring może okazać się także skutecznym sposobem poszukiwania oszczędności. – Wdrożenie systemu IT i zamontowanie GPS w pojazdach mogą przynieść oszczędności sięgające nawet 40% – przekonuje Robert Rozesłaniec, prezes zarządu AutoGuard. Wielu przedsiębiorców powinno rozważyć takie rozwiązanie, zanim podejmą decyzję o ograniczeniu liczby samochodów i pracowników. Kryzys to dobry okres na wprowadzanie innowacji.

Zgadza się z tym Wojciech Lewandowski i przytacza konkretny przykład wdrożenia systemu w średniej wielkości firmie farmaceutycznej: Bezpośrednim powodem przyspieszenia decyzji o wprowadzeniu przez klienta naszego programu był przypadek nowego pracownika, który w ciągu 2 miesięcy użytkowania pojazdu przekroczył normy spalania o kwotę ponad 5 tys. zł. Sytuacja została zauważona dopiero po dwóch miesiącach. Jak łatwo się domyślić, firma szybko rozstała się z pracownikiem. Jednak raz zainwestowane pieniądze ciągle procentują. Przeprowadzona w programie Flota Commandor c/s analiza struktury wydatków ujawniła także, że sumaryczne kwoty wydawane przez użytkowników aut na takie drobiazgi, jak np. zawieszki zapachowe, dają w dłuższym okresie niebagatelne sumy – dodaje Lewandowski.

O tym, że warto wypróbować działanie monitoringu oraz elektronicznego zarządzania, świadczy fakt, że raptem kilka procent klientów firm oferujących usługi tego typu nie podpisuje umów po sprawdzeniu ich możliwości. Poniżej prezentujemy kilka przykładowych rozwiązań, oferowanych przez różnych dostawców.

Mobitel
Podstawa oferty to Mobitel Track System. Jest to odmiana systemu monitoringu floty, którego podstawowe wyposażenie stanowi moduł lokalizacyjno- komunikacyjny wraz ze wszelkimi akcesoriami niezbędnymi do podłączenia urządzenia w pojeździe. System rejestruje najistotniejsze informacje eksploatacyjne auta pochodzące z modułu GPS, a pozycja, prędkość oraz kierunek poruszania się są wizualizowane na tle mapy Polski. Usługa pozwala na podgląd historii pozycji oraz parametrów eksploatacyjnych. Dodatkową zaletą aplikacji Mobitel Track System jest to, że umożliwia ona wykorzystanie urządzeń do monitoringu osób, za pomocą których pracodawcy łatwiej jest kontrolować rozproszone grupy pracowników. Wykorzystując tę samą aplikację, użytkownik może równocześnie nadzorować położenie pojazdów oraz pracowników, minimalizując nadużycia i maksymalizując wydajność pracy.

Dest
SAT-DOG Flota oferowany jest przez firmę DEST specjalizującą się również od kilkunastu lat w ochronie przeciwkradzieżowej pojazdów. Oferowany system telematyczny jest przyjazny w obsłudze i dobrze dostosowany do elektroniki pojazdów. Charakteryzuje się małym poborem prądu i długą pracą na wewnętrznym zasilaniu. Umożliwia analizę położenia pojazdu wg GPS i historii tras do dwunastu miesięcy wstecz. System daje możliwość pomiaru ilości i zużycia paliwa (nawet z dwóch baków), obrotów silnika, prędkości i drogi według GPS oraz pomiaru czasu jazdy służbowej i prywatnej. Możliwy jest także pomiar przebiegu z „kół” zgodny z licznikiem pojazdu. Ponadto urządzenie umożliwia monitorowanie różnych urządzeń podłączonych do pojazdu takich jak: pługi, solarki, kompresory, światła sygnalizacyjne itp.

SAT-DOG posiada również cztery wyjścia sterujące, umożliwiając zdalne sterowanie blokadą rozruchu silnika, zamkiem centralnym, sygnalizacją, lub sterowanie innymi urządzeniami.

Dostęp do danych możliwy jest z dowolnego komputera wprost przez przeglądarkę internetową, lub przy wyższym stopniu tajności przez specjalny program zainstalowany na PC. Dane te można eksportować do innych programów. Dostępne są rozmaite raporty przebiegów, zużycia, przekroczeń, ubytków itp. Dla specjalnych klientów o najwyższym koniecznym poziomie ochrony danych firma DEST oferuje zainstalowanie u klienta indywidualnego serwera do odbioru danych z pojazdu.

Określenie pozycji pojazdu możliwe jest również z poziomu telefonu komórkowego, także, według danych GSM (rejonizacja). System może pracować na kartach SIM wybranego przez klienta operatora, również zagranicznego.

DEST elastycznie podchodzi do abonamentu. Koszty eksploatacji systemu mogą być wliczone cenę urządzenia lub cena urządzenia wliczona w opłaty abonamentowe. Pojazdy flotowe z urządzeniami SATDOG Flota mogą być objęte także profesjonalną ochroną przeciwkradzieżową na podstawie dodatkowej umowy. DEST oferuje w tym celu do kompletu immobilisery klawiaturowe DOG-BLOK lub bezobsługowe, z kartą SpiiD. Wszystkie urządzenia z homologacją międzynarodową E20 produkowane wg ISO 9001-2000.

Carefleet
Firma Carefleet, która specjalizuje się w finansowaniu i zarządzaniu pojazdami w wynajmie długoterminowym, uruchomiła dla swoich klientów platformę internetową Carefleet Management System – telematyczne narzędzie kontrolingowe, umożliwiające analizę wykorzystania i optymalizację kosztów floty pojazdów. Klienci uzyskują dostęp do platformy Carefleet Management System z dowolnego miejsca, dzięki wykorzystaniu przeglądarki internetowej. Fleet manager pracujący z systemem otrzymuje raporty, które umożliwiają analizę aktualnej i historycznej pozycji pojazdu, prędkości, obrotów silnika i kierunku poruszania się pojazdów, dostarczają informację o przebytej drodze, postojach, tankowaniach (ewentualnie ubytkach), rozliczają czas pracy kierowcy, wizyty u klientów, zużyte paliwo, oraz automatycznie raportują o przekroczeniu ustalonych wartości brzegowych parametrów. Używając i analizując dane z Carefleet Management System można zredukować koszty paliwa nawet o około 20%.

Auto Guard
Monitorowanie pojazdów, wyposażonych w urządzenia AutoGuard, odbywa się za pomocą odbiorników GPS oraz sieci GSM. Wszystkie dane pochodzące z samochodów, objętych systemem, przekazywane są do Centrum Monitoringu, które na bieżąco analizuje badane parametry pojazdów. Klient AutoGuard uzyskuje dostęp do systemu AutoControl za pośrednictwem sieci internetowej.

Schemat działania systemu AutoControl firmy AutoGuard
(Kliknij, aby powiększyć)

Dzięki AutoControl użytkownik ma pełny wgląd do informacji o swoich pojazdach. Dotyczą one między innymi: aktualnej pozycji, prędkości, ilości tankowanego i zużywanego paliwa, godzin pracy kierowców oraz stanu technicznego pojazdów. Nadesłane informacje są wizualizowane na mapach cyfrowych, co umożliwia łatwą lokalizację pojazdu. System AutoControl łączy w sobie funkcje dostępne w systemach nawigacji z obszernym zakresem funkcji umożliwiających efektywne zarządzanie flotą. Takie połączenie daje użytkownikom nowe możliwości, szczególnie w okresie wymagającym optymalnego zarządzania kosztami. W ramach oferty AutoGuard na uwagę zasługuje grupa usług dedykowanych ochronie pojazdu oraz ładunku. Zasięg działania systemu AutoControl obejmuje całą Europę.

Impel
Grupa Impel, która świadczy rozmaite usługi ochrony, oferuje także monitoring pojazdów – system Rapid GPS. W ramach tej usługi, klienci mają do dyspozycji trzy możliwe pakiety: ochronny – Aktywna Ochrona Pojazdów, logistyczny – Zarządzanie Flotą, oraz integrujący funkcje ochronne i logistyczne. Aktywna ochrona pojazdów jest dedykowana klientom, którym zależy na zwiększeniu bezpieczeństwa pojazdów, kierowców i przewożonych ładunków – nad bezpieczeństwem pojazdów czuwa profesjonalna baza monitoringu agencji ochrony i ok. 1000 grup interwencyjnych na terenie całego kraju.

Pojazdy są wyposażane w terminale łączące w sobie funkcje odbiorników GPS oraz modułów transmisyjnych GSM, odpowiedzialnych za przesyłanie informacji z terminali do bazy monitoringu. Usługa aktywnej ochrony pojazdów zapewnia m.in. lokalizację pojazdu z dokładnością do 10 m na terenie całej Europy, możliwość sterowania samochodem (np. jego zatrzymanie) i odtwarzanie historii zdarzeń.

Usługa zarządzania flotą jest skierowana do klientów, którzy chcą mieć kontrolę nad flotą pojazdów firmowych oraz szczegółowo rozliczać kierowców z wykonywanej pracy. Zapewnia ona osobom kontrolującym kierowców zdalną nawigację w trybie on line (raportowanie co minutę, pełna informacja o pojeździe, stan paliwa, pozycja z GPS, prędkość pojazdu, kierunek jazdy, temperaturę, stan podłączonych instalacji itp.), a w przypadku braku GPRS (np. poza granicami Polski) zapis zdarzeń do wewnętrznej pamięci, po nawiązaniu połączenia automatyczne przesyłanie zaległych rekordów do serwera. Dodatkowe możliwości to: analiza archiwizowanych danych (możliwość tworzenia raportów z pracy pojazdu lub kierowcy co najmniej 6 miesięcy wstecz), generowanie raportów z podziałem na jazdę prywatną i służbową, w tym dla poszczególnych kierowców.

Śledzenie pojazdów może być realizowane przy użyciu dwóch narzędzi: specjalistycznej alplakacji instalowanej na dowolnym komputerze firmy, bez limitu stanowisk lub poprzez stronę www.gps.impel.pl, która umożliwia kontrolę floty z dowolnego komputera bez konieczności instalowania programu.

Pakiet oferowany przez Impel pozwala na prowadzenie nadzoru logistycznego i alarmowego pojazdów z zainstalowanymi terminalami, a także pobieranie na bieżąco oraz późniejszą analizę danych generowanych przez urządzenie. Współpraca opiera się na wykorzystaniu łączności komórkowej GSM GPRS/SMS między pojazdem i komputerem. Istnieje zatem możliwość kontroli każdego obiektu z osobna i wszystkich naraz w dowolnym momencie. Dane otrzymywane z pojazdu to tzw. rekordy, zawierające podstawowe informacje o stanie pojazdu, np. położenie geograficzne, prędkość, stan czujników, poziom paliwa i inne. Są one transmitowane do programu na bieżąco, czyli co minutę, oraz w momencie wystąpienia zdarzenia alarmowego i są dopisywane do bazy danych.

W sytuacji braku zasięgu GPRS rekordy zapisywane są w wewnętrznej pamięci urządzenia (tzw. rejestratorze), a następnie przesyłane na serwer po nawiązaniu łączności GPRS.

Auto Gaz Śląsk
Okazuje się, że parametry jazdy również można rejestrować i kontrolować bez wykorzystania GPS. Dobrym przykładem jest urządzenie CarChip Pro firmy Auto Gaz Śląsk. Rejestrator CarChip Pro jest wkładany do gniazda OBDII samochodu i jest kompatybilny z większością systemów OBDII stosowanych w samochodach osobowych i dostawczych wyprodukowanych po roku 1996. Zarejestrowane dane zawierają między innymi: czas rozpoczęcia i zakończenia podróży, chwilowe wartości prędkości samochodu, przekroczenia ustalonych wartości przyspieszeń i opóźnień. CarChip Pro zapewnia również dodatkowe możliwości monitorowania parametrów ruchu pojazdu, w tym wybranych parametrów pracy silnika i bardzo szczegółowego zapisu zmian profilu prędkości dla wszystkich nagłych zatrzymań pojazdu (np. rejestracja przed wypadkiem drogowym). Instalacja urządzenia jest jednorazową inwestycją, która nie wiąże się z dalszymi kosztami, np. abonamentowymi i pozwala na negocjacje cenowe z ubezpieczycielami. Dołączone do niego oprogramowanie pozwala na przegląd wszystkich wydarzeń, zapisywanie informacji, rysowanie wykresów oraz tabelaryczną prezentację zarejestrowanych parametrów.

Softra
Program FLOTA Commandor c/s pomaga w prowadzeniu nadzoru nad eksploatacją samochodów i umożliwia wszechstronną analizę kosztów. Umożliwia m.in. prowadzenie ewidencji danych o samochodach, ich użytkownikach i jednostkach organizacyjnych, w których pracują. Prowadzi ewidencję faktur za paliwo, naprawy, parkingi ubezpieczenia itp. oraz innych dokumentów rozliczenia samochodu. Program umożliwia wykonywanie analiz i sprawozdawczości finansowej na różnym poziomie szczegółowości.

Dodatkową zaletą jest możliwość współdziałania programu z systemami rozliczeń bezgotówkowych za płatności dokonane kartami paliwowymi BP Plus, Flota Orlen, euroShell, Routex na stacjach paliw BP, Statoil, Orlen, Shell. Program czyta i analizuje elektroniczną postać takich faktur oraz właściwie przypisuje koszty do samochodu, jednostki organizacyjnej, pracownika i grupy kosztów bez konieczności informowania firmy paliwowej o zmianach w przydziałach samochodów.