Przepisy regulujące tę kwestię nie są jednolite we wszystkich krajach. Zgodnie z międzynarodową konwencją o ruchu drogowym, sporządzoną w Wiedniu 8 listopada 1968 roku, w poszczególnych państwach organy uprawnione do kontroli mogą żądać od kierującego udowodnienia prawa do posiadania pojazdu, jeżli pojazd ten, będący w ruchu międzynarodowym, nie jest zarejestrowany na nazwisko osoby nim jadącej.

Warto zatem przed wyjazdem zaopatrzyć pracownika w oświadczenie właściciela pojazdu (w przypadku dzierżawy lub leasingu jest nim wydzierżawiający lub firma leasingowa) zawierające zgodę na używanie samochodu lub np. w umowę użyczenia.

Zgoda powinna zawierać podstawowe dane dotyczące pojazdu, właściciela oraz osoby kierującej.

Co do zasady, wystarczy zwykła forma pisemna, najlepiej także w języku obcym (np. angielskim). W przypadku wyjazdów do krajów nienależących do Unii Europejskiej, mogą być wymagane szczególne formy dokumentów, należy to ustalić przed wyjazdem w MSZ lub placówce konsularnej danego państwa.